TELEFON
Jak z niego korzystać? Telefon wprowadza nas nagle, bez uprzedzenia do domu lub biura rozmówcy, a takie wtargnięcie wymaga pewnej ostrożności, by nie wydało się zbyt nachalne. Właściwie niewiele osób potrafi telefonować, choć wiele z nich czyni to kilka razy dziennie.
W jakich godzinach wypada dzwonić? W sprawach prywatnych nie wypada telefonować przed godziną dziewiątą ani po dwudziestej drugiej, chyba że wiemy, iż rozmówca wraca do domu późno lub że wcześnie wychodzi do pracy. Szczególną oględność zachować należy w przypadku osób starszych (rezygnujemy z dzwonienia do nich zbyt rano, późnym wieczorem, a także w porze poobiedniej sjesty). Uszanujmy także pory posiłków, a jeśli to możliwe – porę nadawania wiadomości telewizyjnych i popularnych filmów. Nie pozwalajmy, by telefon dzwonił zbyt długo.
Przedstawianie się. Osoba, która telefonuje, powinna podać imię i nazwisko, gdy tylko ktoś podniesie słuchawkę: „Dzień dobry, mówi Michał Kowalski, czy zastałem (czy mógłbym mówić…) pana Malinowskiego?” Nie wypada natomiast zaczynać od pytania: „Kto mówi?”, „Kto jest przy telefonie?”, „Z kim mówię?”
Mówić zwięźle. Tylko w wyjątkowej sytuacji telefon zastąpić może odwiedziny. Zawsze zresztą lepiej upewnić się, czy nie przeszkadzamy. „Dzień dobry, mówi Michał Kowalski, czy nie przeszkadzam?”, albo „Kochana Mario, powiedz, jeśli ci przeszkodziłam, mogę przedzwonić później?”, a jeśli nie zastaliśmy osoby, do której dzwonimy, możemy zapytać: „O której mógłbym zadzwonić, aby mu nie przeszkadzać?”. Tylko wyjątkowo wolno nam prosić, by znajomy oddzwonił po powrocie – przecież to nam zależy na skontaktowaniu się z nim. Również wówczas, gdy rozmowa została nagle przerwana z przyczyn technicznych, dzwoni powtórnie osoba, która uczyniła to jako pierwsza.
Także nasz rozmówca ma pewne obowiązki – jeżeli nie może podejść do telefonu, powinien przeprosić. Może uciec się do niewinnego kłamstwa lub po prostu powiedzieć prawdę: „W tej chwili jestem zajęty (mam gościa). Kiedy mogę oddzwonić?” Jeżeli nie jest sam i nie może swobodnie rozmawiać, powinien dać to do zrozumienia osobie, która dzwoni. Przecież nie zawsze i nie o wszystkim chcemy lub możemy rozmawiać w obecności osób trzecich.
Goszcząc u przyjaciół, poprośmy ich o pozwolenie skorzystania z telefonu i starajmy się ograniczać czas rozmowy. Nie dzwońmy na drugi koniec świata, chyba że zgodzą się przyjąć od nas zapłatę za połączenie (wówczas musimy wiedzieć, jak długo trwała rozmowa).
Automatyczna sekretarka. To doskonałe urządzenie, ale tylko wówczas, gdy jest właściwie wykorzystywana! Rejestruje
telefony, których nie mogliśmy odebrać, pamiętajmy jednak, by skontaktować się z osobami, które zostawiły wiadomość. Przecież nic nie denerwuje bardziej, niż odzywający się nieustannie glos z taśmy. Wówczas „sekretarka” staje się blokadą uniemożliwiającą nawiązanie kontaktu z właścicielem telefonu.
Posiadacz automatycznej sekretarki powinien wybrać prostą
i zwięzłą formułę, rezygnując z żartobliwych i wymyślnych tekstów nagrania, te mogą bowiem wydać się niestosowne: „Dzień dobry. Tu numer… Po usłyszeniu sygnału proszę pozostawić wiadomość. Oddzwonię po powrocie”, lub: „Dzień dobry. Tu mieszkanie Anny i Michała Kowalskich. Chwilowo nie ma nas w domu, prosimy pozostawić wiadomość po usłyszeniu sygnału, a skontaktujemy się z Państwem możliwie najszybciej. Dziękujemy”. Zostawiając wiadomość, starajmy się mówić jasno i zwięźle: „Mówi Anna Michalska. Chciałabym, abyście wpadli do mnie na obiad 3 marca. Zadzwonię dziś około dziewiątej. Gdyby nie udało mi się was zastać, bądźcie tak mili i skontaktujcie się ze mną. Całuję.”
Jeżeli automatyczna sekretarka jest włączona, mimo naszej obecności w domu, nie zmieniajmy nagle zdania, kiedy rozmówca już się przedstawi. Wiedząc, że „wybieramy” rozmówców, może poczuć się skrępowany i zwątpić w naszą prawdomówność.
Nagłośnienie rozmowy i „udostępnienie” jej innym obecnym jest możliwe wyłącznie za obustronną zgodą – nigdy nie czyńmy tego bez wiedzy rozmówcy.
Telefon służbowy. Łącząc się z sekretariatem, podajemy nazwisko i cel telefonu. Sekretarka połączy nas z rozmówcą lub poinformuje, kiedy możemy się z nim skontaktować. Nie wypada zmuszać osoby dzwoniącej do długiego wyczekiwania, kiedy już powiedzieliśmy: „Proszę czekać”, „Łączę” itp. Lepiej uprzedzić:
„Pan dyrektor właśnie prowadzi rozmowę, proszę chwilę poczekać lub zadzwonić za dziesięć minut”. Skomplikowane, wymagające czasu problemy lepiej przedstawić na piśmie, poprzedzając wysłanie listu krótką rozmową telefoniczną: „Chciałbym poznać pańską opinię na ten temat. Kiedy mogę zadzwonić, by panu nie przeszkadzać?”