Dzień Sekretarki i Asystentki

Międzynarodowy Dzień Sekretarki i Asystentki wypada 25 kwietnia lecz w Polsce to święto od kilku lat obchodzimy 25 stycznia. Słowo “sekretarka” pochodzi od łacińskiego słowa “secretum” – tajemnica oraz “secretarius” – ten, któremu powierza się tajemnice. Na pytanie o cechy idealnej sekretarki szefowie zazwyczaj powiedzą, że powinna być to osoba sympatyczna, lojalna, dyskretna, zaradna, kompetentna, dobrze zorganizowania, uczciwa, komunikatywna, odporna na stres, sumienna i sprawiedliwa.

Sekretarka kontra asystentka

Dawniej sekretarka parzyła kawę, uśmiechała się i właściwie nic więcej nie musiała umieć. Dziś często to prawa ręka szefa, organizującą mu pracę i zarządzająca biurem. A może to już bardziej asystentka? Jedno jest pewne – zanim nazwiesz którąś z pań sekretarką, dobrze się zastanów!

Przedstawicielki obu zawodów nie za bardzo za sobą przepadają. Sekretarki przekonują, że tak naprawdę robią to samo co asystentki i żadnym podziale nie ma mowy. Z kolei asystentki wyśmiewają tę teorię, twierdząc, że organizują pracę całego biura firmy, umawiają spotkania, przygotowują urzędowe pisma, zajmują się tłumaczeniem dokumentów i robią masę rzeczy, o których sekretarki nie mają pojęcia. Jednak same sekretarki wolą by nazywać je asystentkami. Mimo wszystko – z okazji przypadającego na 25 kwietnia Dnia Sekretarki, życzymy wszystkiego najlepszego!

Do pracy na stanowisku sekretarki nie trzeba spełniać wygórowanych wymagań. Najczęściej wystarczy umiejętność obsługi komputera, doświadczenie i umiejętność pracy w zespole. To w dzisiejszych czasach absolutne minimum. Żeby zostać asystentką w dużej, międzynarodowej firmie audytorskiej trzeba już spełnić dużo ostrzejsze kryteria: umiejętność analitycznego myślenia, bardzo dobra znajomość języka angielskiego, a nawet nie tylko samego wykształcenia, ale dobrych wyników na studiach. W zamian firma oferuje “konkurencyjne wynagrodzenie”. Co to oznacza?

Sekretarki zarabiają, w zależności od regionu Polski, od 1,8 do 3 tys. zł brutto, asystentki nawet 3,5 tys. zł. Ale to tylko średnia, bo pracodawcy często używają obu terminów zamiennie, a same sekretarki też wolą nazywać się asystentkami i w większości rankingów średnią zaniżają. W rzeczywistości wiele z nich zarabia dużo więcej, niż średnia krajowa

Jednym z podstawowych zadań asystentki jest zapamiętanie wiele ważnych informacji oraz wykorzystywanie ich w odpowiednich momentach swojej pracy. Ćwiczenia pamięciowe, które pobudzają nasze komórki mózgowe do aktywnego działania, bardzo się w tym przydają.

Często towarzysząc szefowi w zebraniu lub spotkaniu biznesowym z klientami, obowiązkiem sekretarki jest sporządzanie szczegółowego protokołu. Skutecznie może pomóc nam w tym zakresie umiejętność robienia nowoczesnych notatek za pomocą słów kluczy, prostych rysunków, schematów. Ta metoda nazywana jest mapami myśli.

Tworząc mapy myśli możemy zacząć intensywniej wykorzystywać naszą prawą półkulę mózgową, która odpowiedzialna jest za wyobraźnię, kolory, kształty, intuicję. Ponadto utrwala naszą wiedzę zapisując ją w pamięci długoterminowej. To nie znaczy jednak, że lewa półkula, która aktywnie wpływa na pamięć krótkoterminową, w tym czasie nie pracuje. Jej działanie jest bardzo ważne, ponieważ jest odpowiedzialna za odbieranie i przetwarzanie informacji wynikających z mowy, cyfr i ich kolejności. Dba więc o porządek, logikę, myślenie analityczne.

Główne zadania sekretarki

Do obowiązków sekretarki należy odciążenie kierownika od czynności mniej ważnych i okazywanie mu pomocy w pracach wynikających z kierowania zakładem. Sekretarka, spełniając czynności przygotowawcze, ewidencyjne i pośrednicząc w komunikowaniu się kierownika z otoczeniem, przyczynia się do tego, iż kierownik jest zwolniony od konieczności zajmowania się drobniejszymi sprawami i ma czas na czynności ważniejsze, tj. kierowanie, prowadzenie polityki zakładu, koordynację pracy, czyli takie, w których nikt wyręczyć go nie może.

Dobra sekretarka z własnej inicjatywy stara się przyjść z pomocą swemu szefowi, aby uczynić jego pracę lżejszą i przyczynić się, w granicach swych możliwości, do pomyślnego rozwiązania przez niego problemów zakładu. Dobra sekretarka potrafi przechodzić szybko z jednego rozdziału zajęć do innych, zależnie od sytuacji, odróżniać sprawy zasadnicze od drugorzędnych, wyczuwać jakim pracom dać pierwszeństwo.

Miejsce sekretarki jest przy szefie. Ona jest najbliższym współpracownikiem, jego „prawą ręką „. Z tego względu stanowisko sekretarki w zakładzie jest specjalnego rodzaju. W kierownictwie bowiem są ześrodkowane najważniejsze poczynania poszczególnych członów organizacyjnych, stąd wychodzą dyrektywy co do kierunku i programu pracy, tutaj zbiegają się dane o rezultatach pracy. Innymi słowy, miejsce sekretarki znajduje się w centralnym punkcie zakładu (komórki).